電子メール
電子メールってどういうもの？
その名前の通り、電気的な信号による手紙です。
通常使う場合に目にするのは電子メールソフト（メーラ、クライアント）ですが、それだけで機能するわけではなく、コンピュータネットワークにメールサーバがあってはじめて機能します。これらをすべてまとめて電子メールシステムと呼びます。このシステムにはいろいろな種類がありますが、あいはらでは、インターネットの技術を用いたシステムで電子メールを運用しています。この講座ではあいはらで運用されているシステムについてお話しします。
インターネットの技術を用いた電子メールシステムは、現在もっとも一般的なものです。ここで重要なのは、サーバとクライアントの間のやり取りの方式が決まっていて公開されていることです。そのため、サーバやクライアントは、いろいろな種類のものが出回っています。サーバについては通常ユーザが知る必要はありませんが、クライアントは直接自分で操作するものなので、自分で気に入ったものを用意して使うことができます。
電子メールのメリット
- コンピュータのデータをやり取りできる
- データの加工ができる
- 相手の邪魔をしない
- 資源を浪費しない
電子メールのデメリット
- コンピュータが必要
- リアルタイムコミュニケーションではない
- 感情をうまく伝えられない
- 情報の秘匿性が甘い
電子メールの仕組み
電子メールはどのように配達されるのでしょうか。
メールを送信するときは、メーラでメッセージを書いて送信します。このとき、メーラはメールサーバ（メールホスト、SMTPサーバ）にメッセージを送ります。つまり、メールサーバは郵便ポストのような役割をします。メールサーバは受け取ったメッセージの宛先を見て、送信相手のメールサーバにメッセージを送ります。
メッセージが送られてきた送信相手のメールサーバはやはり宛先を見て、自分が受け持っている人であればその人のメールボックスに送られてきたメッセージを保存します。つまり、このときメールサーバは郵便配達の人が郵便受けに手紙を配達するような役割をします。
送られてきたメールを見るには郵便受けをのぞくように、メールサーバの自分のメールボックスを見ればよいわけですが、送信のときと同じようにメーラを使って受信します。メーラは受信を指示されると、メールサーバ（メールホスト、POPサーバ）に対して、メールが来てないか確認し、来ていたらメッセージを送ってもらいます。
メールを送るときに必要な宛先はメールアドレスと呼ばれ、例えば junt@aihara.co.jp のように書きます。@ の前の junt が人の名前、@ の後の aihara.co.jp が所属の名前になります。
電子メールを利用したい人は自分の所属のメールサーバに登録されていなければなりません。利用する権利を得ることをアカウントを得ると言い、ログイン名とパスワードが渡されます。ログイン名は通常メールアドレスの人の名前と同じになります。上でメールサーバの自分のメールボックスを見るというお話しをしましたが、このとき、このアカウントで見ることになります。逆に言えば、ログイン名とパスワードがわかれば他人でも自分のメールを見ることができるわけですから、パスワードの取り扱いには十分注意してください。紙に書いてコンピュータの横に貼っておくなど論外です。
電子メールを使う場合の注意
最初にお話ししましたが、電子メールを利用する人が使っているパソコンやメーラはいろいろな種類があります。つまり、相手がどんな環境で電子メールを利用しているかはわからないわけです。そのため、メーラ特有の機能を使った場合、相手に迷惑をかける可能性もあります。
以下にいくつか注意すべきことをあげます。
- 文字の装飾などは基本的に不可
- 半角カナは使ってはいけない
- ファイルの添付の方法
- メッセージのサイズの上限
- メールボックスの容量制限
電子メールというのは基本的にはプレーンテキスト（文字）を送るものです。ファイルを添付する場合は、ファイルの中身を文字に変換して送ることになります。そのため、元のファイルより送るメッセージのサイズは大きくなることがあります。無駄に大きいメッセージというのは嫌がられますし、相手によっては受信できない場合もあります。この場合、元のファイルを圧縮してから添付するなどの配慮が必要です。
ファイルを添付する方法についても、現在は base64 と呼ばれる方式が一般的ですが、相手によっては uuencode という方式でないと開くことができないなど、いろいろなケースがあります。プレーンテキスト以外を送りたい場合は、初めての場合、相手に確認をとった方が無難です。
メールサーバのメールボックスにメールが溜まりすぎると、サーバ全体の容量が圧迫されてしまいます。そのため、最低週一回はメールの確認をするようにしてください。また、電子メールというのは一昔前と違い、現在では即時性を持った通信手段となってきていますので、週一回というのは本当に最低限で、通常は一日一回はチェックするようにしましょう。最近のメーラは何分か毎に自動的にメールをチェックする機能が付いていますから、コンピュータの前に座っているときは常にメーラを動かしておくのが望ましいです。
電子メールの決まりごと
電子メールには、特にどこかに書いてあるわけではないのですが、いくつか決まりごとがあります。中には、メーラの機能として実現されているものもありますし、どこかで正式に決められたものではないので、あまり気にしなくてよいのですが、一応覚えておいてください。
- サブジェクト（題名）の返信マーク（Re:）
送られてきたメールに返信するとき、元のサブジェクトの前に「Re:」を追加したものをサブジェクトとします。返信機能として自動的にこのようにしてくれるメーラが多いです。
例）
元のサブジェクト 返信文のサブジェクト こんにちは → Re: こんにちは ただし、メッセージの内容によっては、ちゃんとサブジェクトを書き直した方がよい場合もあります。
- 本文の引用マーク（>,name>）
送られてきたメールに返信するとき、元の内容を引用する場合、引用する行の前に「>」を追加して自分のメッセージに書きます。返信機能を使うと自動的に元のメッセージの引用をしてくれるメーラが多いです。
例）
元の内容 返信文の内容 お元気ですか？
→ > お元気ですか？ はい、元気です。
「>」 の前に相手の名前を入れることもあります。
- コメント（#）
本文の内容とは直接関係ないようなことは、その行の先頭に「#」を書いてから書きます。
例）
打合せは金曜日の１５時～１７時です。 # そのあと飲みに行きましょうか？
- 署名（Signature）
メールの最後に自分の名前などを入れます。４行以内程度が望ましく、あまり長いのは嫌がられる場合があります。新規のメッセージを作成すると、あらかじめ作っておいた署名を自動的に入れてくれるメーラが多いです。
例）
| | 署名 → | | |
それではまた。 ---- Jun Takahashi Chaos R&D Team AIHARA Electrical Engineering Co.,Ltd. junt@aihara.co.jp / 高橋 純 - TO、CC、BCC
電子メールは宛先として TO、CC、BCC の３種類が指定できます。TO は通常の宛先で、話題の直接の相手を指定します。CC はカーボンコピーの略で、話題の直接の相手ではないがこのメッセージを見せておきたい相手を指定します。BCC はブラインドカーボンコピーの略で、CC と同じですが、ここに書かれた宛先は受信した人には見えません。３種類とも、「,」（カンマ）で区切って複数指定することができます。
メーラの便利な機能
最近のメーラには便利な機能がいろいろ付いています。メーラによっては若干動作が違うものもありますが、機能の基本的なところは大体同じです。
- 返信（送信者へ、全員へ）
上でもお話ししましたが、送られてきたメールに対して返信をする機能があります。このとき、サブジェクトを自動的に「Re:元のサブジェクト」としたり、元のメッセージの内容を引用してくれたりする機能も付いています。
また、宛先を送ってくれた相手だけでなく、TO、CCに書かれた人全員に返信する機能もあります。この場合、TO は元のメッセージの送信者、CC はその他の人になります。 - 転送
送られてきたメールを他の人に、そのまま転送する機能があります。
- 署名（Signature）
あらかじめ自分の署名を用意しておいて、メッセージの後ろに付加する機能です。新規のメッセージや返信など、メールを書くときに自動的に付加されます。
- アドレス帳
メールを送るときにいちいち宛先のメールアドレスを書くのは面倒ですし、間違いも起こります。アドレス帳には、よくメールを送る相手などを登録しておくことができます。メールを送るときには登録されている中から送信先の相手を選ぶだけなので、簡単で間違いもなくなります。
また、送られてきたメールの送信者のアドレスをアドレス帳に追加する機能もあります。 - フォルダ、振り分け
電子メールを利用していると、だんだん受信メールが増えてきて、前に受信したメールを見たいときなど、それを探すのが大変になります。こういうときは、フォルダを作ってメールを分類しておくと楽になります。
また、送信者やサブジェクトなどによって、メールをフォルダに振り分けてくれる機能もあります。
用語
- 返信、Reply
返信、リプライ。
- 転送、Forward
転送、フォワード。
- 題名、Subject
題名、サブジェクト。
- 署名、Signature
署名、シグニチャ。
- base64
ファイル添付をする場合の方式の一つ。もっとも一般的。
- uuencode
ファイル添付をする場合の方式の一つ。
- アカウント
電子メールを利用するための権利。管理者に割り当ててもらう。
- ID、ログイン名、ユーザ名
アカウントを割り当ててもらったときの自分の名前。メールアドレスの名前の部分になる。
- メールサーバ
電子メールを管理するコンピュータ。受信用のPOPサーバ、送信用のSMTPサーバがあるが、同じコンピュータである場合が多い。
- POPサーバ
クライアントがメールの受信を依頼するサーバ。あいはらの場合、mailhost.aihara.co.jp。
- SMTPサーバ
クライアントがメールの送信を依頼するサーバ。あいはらの場合、mailhost.aihara.co.jp。
その他
- 暗号化、署名（公開鍵暗号系）
電子メールというのはメッセージがそのままインターネットを駆け巡っていきます。つまり、技術さえあれば他人のメールを読むことなど簡単にできてしまいますし、場合によっては内容を改竄されてしまう可能性もあります。
それを防ぐために暗号化や署名（メールの最後に付けるシグニチャとは違う）といった技術があります。ただし、当然相手にも自分にもこの機能が付いていないと利用することはできません。
もし、暗号化機能が使えない場合には、他人に見られたら困るような情報（例えば、クレジットカードの番号など）を電子メールを使って送るのは避けた方が無難です。 - メーリングリスト
電子メールは同じ内容のメールを複数の人に送信するのは簡単です。この特性を活かして考えられたのがメーリングリストです。メーリングリスト宛にメールを送ると、そのメールはそのメーリングリストに登録されている人全員に送られます。例えば、ある部署のメーリングリストを用意して、そこにはその部署の全員のメールアドレスを登録しておけば、その部署の全員に送りたいメッセージがあった場合、メーリングリスト宛に送るだけで、全員に送られます。宛先にひとりひとりのアドレスを書いて送るよりはるかに楽です。ただし、これはサーバの機能として実現されているので、メーラの方の設定でどうにかなるものではありません。
メーリングリストは上であげたような特定の人が利用するような例の他に、不特定多数の人の参加が可能なものもあります。同じ趣味や興味を持つ人などの参加を募集しているようなメーリングリストが多数運営されています。http://mlnews.com/jp/ にいろいろなメーリングリストが紹介されていますので、興味のある人は見てみてください。ただし、こういったメーリングリストの場合、多いところだと１日１００通以上のメールが届くこともあります。むやみにいろいろなメーリングリストに入ると、本当に重要なメールを見逃してしまう可能性がありますので、注意してください。
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